Kas dan Kas Kecil(petty cash)

1.      Pengertian Kas dan Kas Kecil

Kas adalah harta lancar perusahaan yang terdiri atas uang kertas atau uang logam dan surat-surat lain yang mempunyai sifat seperti uang. Dengan pengertian itu, kas mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:

1)   Dapat digunakan sebagai alat pembayaran

2) Dapat digunakan sebagai setoran oleh bank dengan nilai yang sama dengan jumlah nominal yang tertulis di dalamnya.

Dana kas kecil adalah dana khusus berupa uang tunai (kas) yang berfungsi untuk membayaran pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil, misalnya, pembelian perangko, materai, rekening listrik, rekening air, perlengkapan kantor, dan sebagainya. Dana kas kecil ini dibentuk dan dikelola oleh seorang petugas khusus, terpisah dengan pemegang kas besar. Hal ini dilakukan untuk menjaga kelancaran dan menghindari bentuk kecurangan.

2.      Metode Kas Kecil

Dalam mengelola kas kecil ada dua metode yaitu, imprest fund methode dan fluctuation methode.

a.    Imprest fund methode / Dana Tetap

Pada sistem imprest fund, Baridwan (1992) mendefinisikan bahwa di dalam sistem ini jumlah dana dalam rekening kas kecil selalu tetap, yaitu sebesar cek yang diserahkan kepada kasir kas kecil untuk membentuk dana kas kecil. Berdasarkan penjelasan tersebut maka dapat diperjelas bahwa pada sistem imprest fund jumlah dana kas kecil selalu konstan.

b.    Fluctuation methode / Dana berubah-ubah

Menurut Baridwan (1992) metode ini di katakan “dalam setiap fluktuasi saldo rekening kas kecil tidak tetap, tetapi berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisian kembali dan pengeluaran-pengeluaran dari kas kecil. Dari definisi diatas, maka dapat diambil kesimpulan bahwa fluctuation methode merupakan suatu sistem pengelolaan dana kas kecil yang saldo rekeningnya tidak tetap dan tergantung pada besar kecilnya pengeluaran yang terjadi pada periode tertentu.

3.      Sistem Pengawasan Kas

Sistem pengawasan kas yang baik sebagai berikut :

a.       Tanggung jawab pengelola penerimaan kas diserahkan secara khusus kepada seorang penugas.

b.      Adanya pemisahan tugas pengelolaan dengan tugas pencatatan penerimaan kas.

c.       adanya pemeriksaan intern terhadap kas yang dilakukan pada waktu-waktu yang tidak ditentukan terlebih dahulu atau secara mendadak, tanpa pemberitahuan.

4.      Prosedur Pengelolaan Kas Kecil

Ada beberapa prosedur yang dilakukan untuk melaksanakan kas kecil.

a.       Prosedur pembentukan dana kas kecil

Tahap pertama dalam menetapkan dana kas kecil adalah mentaksir jumlah dana yang diperlukan untuk kas kecil tersebut. Setelah jumlah itu ditentukan, maka akan ditarik sejumlah cek untuk sejumlah dana tersebut dan dibuat pencatatan untuk dana kas kecil. Pencatatan pada sistem imprest fund maupun fluctuation methode adalah sama, yaitu dengan mendebit kas kecil dan mengkredit perkiraan kas atau bank.

b.      Metode pengeluaran kas kecil

Untuk pengeluaran-pengeluaran yang menggunakan dana kas kecil perlu dibuat bukti pengeluaran dana kas kecil (petty cash record).

         Perlengkapan yang dibutuhkan dalam pengelolaan adminitrasi dana kas kecil sebagai berikut :

      a.    Bukti transaksi penerimaan (pengisian kembali) dana kas kecil.

      b.    Bukti transaksi pengeluaran uang tunai yang digunakan untuk :

      1)   biaya listrik,

      2)   pembelian perangko,

      3)   pemakaian perlengkapan kantor,

      4)   beban telepon,

      5)   beban iklan, dan

      6)   beban pemeliharaan.

     c.    Alat untuk menulis (bolpoin dan karet penghapus).

    d.   Alat untuk menghitung berupa kalkulator.

    e.    Formulir jurnal.

     f.     Formulir penerimaan dan pengeluaran (mutasi) dana kas kecil.

      g.    Buku kas kecil.